Ce diamant reconnaît une personne ou un groupe qui a instauré de nouvelles façons de faire qui ont amélioré la qualité de l’administration ou de la gestion des ressources humaines, matérielles, financières ou informationnelles, le développement durable ou encore l’intégration des bonnes pratiques dans l’organisation.
 

Gagnant 2025 :

Philosophie de gestion appliquée à la Direction logistique 

En 2022, alors que la pénurie de main-d’œuvre était à la hausse, la Direction logistique a voulu augmenter le niveau d’engagement de ses équipes. Cette volonté a grandement influencé son plan d’action en philosophie de gestion qui avait pour objectifs de mieux accueillir, fidéliser et faire rayonner ses intervenants.

Cette approche est basée sur des actions qui ont été priorisées par les intervenants, notamment offrir un accueil personnalisé et de la flexibilité dans les horaires, consulter les employés et les tenir informés des projets, proposer des activités sociales en-dehors des heures de travail pour créer des liens et renforcer le sentiment d’appartenance, développer une culture de reconnaissance, assurer une plus grande présence des gestionnaires sur le terrain et créer une communauté de pratique pour soutenir les gestionnaires.

Mettre les employés au cœur des préoccupations et faire en sorte que ceux-ci se sentent accueillis, consultés, reconnus et informés a grandement amélioré la cohésion et l’efficacité des équipes. Cela a également eu pour effet de diminuer le nombre de départs et ainsi de faire gagner les équipes en stabilité, en maturité et en expérience. 

On pourrait ajouter que la philosophie de gestion déployée à la Direction logistique a pu contribuer à sa façon à améliorer l’expérience patient, puisque que les équipes sont maintenant plus expérimentées et que, de ce fait, les services rendus au personnel clinique et ainsi qu’aux patients sont plus constants et efficients.

 

Finalistes 2025 :

Création d’un outil stratégique de gestion de l’accès des activités ambulatoires spécialisées

Dans un grand établissement comme le CHU, avoir une vision d’ensemble des activités des cinq hôpitaux est d’une importance capitale. L’outil stratégique de gestion de la Direction ophtalmologie et services ambulatoires spécialisés a été créé pour faciliter la prise de décision en cogestion clinico-médico-administrative et, surtout, pour améliorer l’accès aux soins et aux services pour les patients. 
 
Sous forme de tableau de bord, cet outil permet d’optimiser la gestion des services ambulatoires spécialisés en fournissant une vue d’ensemble sur les patients en attente, la liste des rendez-vous réalisés ainsi que l’état de l’offre et la demande. Il contribue à faciliter la prise de décision avec des données objectives et fiables sur les services, la pertinence des demandes, la répartition des activités en clinique externe et la gestion des ressources. 
 
Grâce à cet outil, les gestionnaires et les chefs médicaux peuvent accéder en temps réel aux indicateurs qui les aident à mesurer les résultats, à déterminer les objectifs et à prioriser les actions. L’accès facile et rapide aux données leur permet de travailler rapidement sur les bonnes actions et de s’ajuster au besoin. 
 
La réalisation d’un tableau de bord intégrant autant d’indicateurs a nécessité des travaux importants, dont la création d’un entrepôt de données et d’une plateforme de partage, l’analyse des besoins des différents niveaux de gestion et la création de visuels. 
 
Le tableau de bord a été rendu accessible à tous les gestionnaires des secteurs externes depuis août 2024, puis aux chefs médicaux quelques mois plus tard. Aujourd’hui, presque toutes les directions cliniques ont accès au tableau de bord pour les soutenir dans la gestion de leurs services. 

Projet de fin de vie ClinibaseCI

En janvier 2022, l’équipe du Chantier Accès a été mandatée pour migrer les données de Clinibase CI vers eClinibase en raison de l’arrêt du soutien de la part du fournisseur pour l’automne 2023. Le projet a impliqué 10 directions, 63 cliniques, plus de 100 équipes et la collaboration de plusieurs directions expertes.
 
Après avoir défini les livrables et les délais, il a été estimé que chaque migration prendrait entre quatre et sept semaines. Une séquence a été planifiée et, afin de pouvoir respecter les délais, six personnes ont été embauchées.
 
En parallèle, des capsules vidéo, une page sur l’intranet, une foire aux questions et de la documentation ont été préparées pour les intervenants concernés (gestionnaires, médecins, personnel clinique et administratif, etc.), tandis que plus de 100 rencontres d’information ont été organisées pour les secteurs touchés.
 
La première migration a été réalisée en avril 2023, puis les suivantes se sont succédées aux deux semaines. Des imprévus, dont une panne du logiciel et la grève de décembre 2023, ont retardé les travaux, mais ont permis de convaincre le fournisseur de prolonger la vie du système jusqu’à l’été 2024.
 
La migration vers le nouveau logiciel a amélioré la qualité des données, optimisé les processus et sécurisé les accès. Le nouveau système offre également des fonctionnalités nouvelles, dont l’envoi de communications aux usagers, l’intégration des téléconsultations et des vigies automatisées pour sécuriser la prise en charge des usagers en attente. L’intégration dans eClinibase donne également accès à des modalités qui réduisent l’utilisation du papier, dont le processus de priorisation et la planification des suivis directement à l’écran par les équipes médicales et professionnelles.
 
Ce projet améliore l’accès aux soins et aux services grâce à une structure optimisée des données qui offre un meilleur portrait de la clientèle et, ainsi, facilite les choix stratégiques.