Intervenants du CHU

Les intervenants du réseau de la santé, qui sont des professionnels au sens du Code des professions (par exemple infirmières, médecins, psychologues, travailleurs sociaux, etc.) ont accès à vos renseignements de santé et de services sociaux dans votre dossier du CHU, lorsque ces renseignements leur sont nécessaires pour vous offrir des services de santé ou des services sociaux.
 
Il est également possible pour ces professionnels d’accéder à vos renseignements lorsqu’ils sont nécessaires à des fins d’enseignement, de formation ou de pratique réflexive.
 
Les intervenants qui ne sont pas des professionnels peuvent également y avoir accès après avoir suivi une formation obligatoire du Ministère de la Santé et des Services sociaux et si l'accès à vos renseignements est nécessaire pour vous offrir des services de santé ou des services sociaux ou encore pour fournir des services de soutien technique ou administratif à un autre intervenant qui vous offre des services de santé ou des services sociaux.

 

Accès au dossier médical d’un mineur

 
Si vous êtes le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur ou tutrice d’un enfant mineur de moins de 14 ans, vous avez droit d’accéder aux renseignements de cet enfant.

Ce droit d’accès peut toutefois vous être refusé s'il y a un risque pour la santé ou la sécurité de l'enfant.
 
Si vous êtes le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur ou tutrice d’un enfant mineur de 14 ans et plus, vous pouvez accéder aux renseignements de cet enfant avec le consentement de ce dernier et si l’absence de risque pour sa santé ou sa sécurité a été validée.
 
Les mineurs de moins de 14 ans ne peuvent accéder directement à leurs renseignements, ceux-ci peuvent toutefois être transmis directement à leur avocat. 
 

Accès au dossier médical d’un majeur

 
Si vous êtes une personne pouvant consentir aux soins d'une autre personne, vous pouvez également accéder à ses renseignements pour exercer votre pouvoir.
 
Si vous prévoyez demander l'ouverture ou la révision d'une tutelle ou d'un mandat de protection pour une personne majeure et inapte, il vous est possible d’accéder aux évaluations médicales et psychosociales nécessaires. Toutefois, une évaluation préalable concluant à l’inaptitude de la personne majeure doit avoir été effectuée.
 
Si vous êtes le tuteur, la tutrice ou le mandataire d’une personne majeure et inapte, il vous est possible d’accéder aux renseignements de cette personne et de demander des rectifications aux renseignements si nécessaire.
 

Accès au dossier médical lors d’un décès

 
Si vous êtes héritier, successible, légataire, le liquidateur de succession ou le bénéficiaire d’une assurance-vie ou d’une indemnité de décès d’une personne décédée, vous avez certains droits d’accès aux renseignements de la personne décédée.

Ces renseignements doivent être nécessaires pour exercer vos droits et obligations ou pour votre processus de deuil. Un motif valable doit être fourni pour justifier la nécessité de votre demande d'accès.
 
Si vous êtes le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur ou la tutrice d’une personne mineure de moins de 14 ans décédée, vous pouvez accéder à ses renseignements, excepté pour ses renseignements psychosociaux.
 
Afin d’accéder au dossier d’une personne décédée, il vous faut fournir la documentation suivante, selon le cas :

• extrait de naissance;

• testament;

• recherches testamentaires;

• preuve de la police d'assurance vie;

• certificat de mariage;

• certificat de décès, si l'usager n’est pas décédé dans un hôpital du CHU.

Restreindre à des intervenants du réseau de la santé

La Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux prévoit qu’une personne ayant un dossier au CHU peut restreindre l’accès aux renseignements de santé et services sociaux la concernant.

Pour ce faire, la personne peut demander qu’un intervenant particulier ou que des intervenants qui appartiennent à une catégorie d’intervenants ne puissent avoir accès à un ou à plusieurs renseignements qu’elle identifie dans son dossier.
 
Veuillez noter que l’on peut passer outre cette restriction lorsque l’intervenant estime qu’elle risque de mettre en péril la vie ou l’intégrité de la personne concernée et qu’il est impossible d’obtenir en temps utile le consentement de cette dernière ou de son représentant pour la lever.
 
Afin de formuler une demande de restriction telle que décrite précédemment, vous devez avoir 14 ans et plus et remplir le formulaire d'autorisation de communiquer des renseignements personnels au dossier médical.
 
Votre demande de restriction doit inclure les informations suivantes :

• Le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements;

• L’identité de l’intervenant ou de la catégorie d’intervenants visés par la restriction, en fournissant une description précise de cette catégorie;

• La description des renseignements visés par la restriction.

 
Pour toute personne âgée de moins de 14 ans, la demande de restriction doit être formulée par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur.
 
Afin de restreindre l’accès à vos renseignements à un ou plusieurs intervenants, le CHU offre 2 options de restriction, lesquelles comportent un niveau de risque différent pour vous.
 

• Option 1 : La 1ère option est applicable uniquement pour des intervenants spécifiques. Lorsque l’intervenant est identifié, il est officiellement avisé qu’il n’a pas le droit d’utiliser ses accès informatiques afin de consulter vos renseignements de santé et de services sociaux et qu’une surveillance accrue de ses accès sera effectuée afin de s’assurer de son respect de cette restriction.

• Option 2 : La 2e option est la mise sous clé complète et intégrale du contenu de votre dossier médical faisant en sorte que tout intervenant du CHU ne peut y avoir accès excepté si le service des archives procède à un déverrouillage, possible uniquement sur leurs heures régulières de bureau du lundi au vendredi.

 
Veuillez prendre note qu’il peut y avoir des conséquences potentielles et des risques associés à l’exercice de votre droit de restriction. Afin de garantir une prise de décision éclairée de votre part, nous vous invitons à en discuter avec un professionnel de la santé.

Restreindre à certaines personnes

Vous pouvez demander que l’accès à un renseignement de santé et de services sociaux de votre dossier au CHU soit refusé aux personnes suivantes :
 

• Votre conjoint, conjointe ou un proche parent, si l’accès envisagé s’inscrit dans un processus de deuil;

• Votre conjoint, conjointe, votre père, votre mère ou vos enfants, s’il s’agit d’un renseignement relatif à la cause de votre décès;

• Un chercheur affilié au CHU ou à un autre organisme identifié du réseau de la santé si l’accès envisagé par ce chercheur est afin de vous solliciter en vue de participer à un projet de recherche;

• Un chercheur qui n’est pas lié à un organisme public de santé et de services sociaux, à un établissement public ou à un établissement privé conventionné qui exploite un centre hospitalier. Ce refus peut viser un ou plusieurs renseignements et peut porter sur une ou plusieurs thématiques de recherche ou catégories d’activités de recherche.

 
Votre refus peut être exprimé à l’avance pour des renseignements qui n’existent pas encore dans votre dossier au CHU.
 
Afin de formuler une demande de refus, vous devez avoir 14 ans et plus et remplir le formulaire d'autorisation de communiquer des renseignements personnels au dossier médical.
 
Votre demande de refus doit prévoir les informations suivantes :

• Vos coordonnées ou les coordonnées de la personne titulaire de l’autorité parentale, du tuteur, de la tutrice ou de la personne mandataire

• Les renseignements visés par la demande de refus

• La date de la demande de refus

• Votre signature.

Expiration de la restriction

La restriction n'a pas de date limite. Elle est présente jusqu'à ce que vous demandiez qu’elle soit modifiée ou retirée. Afin de demander la modification ou le retrait de votre demande de restriction, veuillez adresser votre demande au Service des archives médicales. Votre demande doit préciser :

• Le nom et les coordonnées de la personne concernée par les renseignements;

• S’il s’agit d’une modification, les renseignements visés par cette modification;

• S’il s’agit d’un retrait de la restriction, cette information doit être inscrite.

 
Vous devez prévoir un délai minimal de 5 jours ouvrables afin que votre dossier soit déverrouillé et visible par les intervenants du CHU dans l’exercice de leurs fonctions.

Si votre dossier doit être consulté par votre médecin ou votre professionnel de la santé lors d’une visite, il est de votre responsabilité de vous assurer d’en demander le déverrouillage en temps opportun, faute de quoi le dossier ne sera pas accessible par le professionnel lors de votre visite.

Vous pouvez rejoindre le service des archives médicales par téléphone, du lundi au vendredi, entre 8 h et 16 h, excepté les jours fériés. Une agente ou un agent vous donnera des informations sur le cheminement de votre demande.

Pour obtenir une copie d'imagerie médicale, veuillez-faire une demande d'accès à l'information en précisant que vous souhaitez les images de l'examen d'imagerie médicale.

La récupération des documents se fait à l'Hôpital Saint-François d'Assise. Lorsque les documents seront prêts, un agent du Service des archives médicales communiquera avec vous.

Si vous êtes dans l’impossibilité de vous déplacer, vous pouvez rédiger une autorisation désignant la personne qui viendra récupérer vos documents à votre place.

La personne autorisée devra fournir cette autorisation dûment complétée et signée et présenter une pièce d’identité permettant de l’identifier.