Pour une demande d’accès à l’information en lien avec votre dossier d’usager ou une attestation de visite, veuillez procéder parmi les choix suivants :

• En remplissant le formulaire de demande d'accès en ligne

• En transmettant par télécopieur votre demande

Si vous éprouvez un problème quelconque, veuillez communiquer avec les archives. Un commis se fera un plaisir de vous accompagner pour faire votre demande.
 

Veuillez noter que votre demande doit préciser clairement les informations suivantes :

• 1- Nom, prénom et numéro de dossier

• 2- Les documents demandés

• 3- Votre signature

• 4- Adresse et numéro de téléphone

Le dossier médical est le témoin fidèle de votre état clinique et des actes posés par le personnel soignant. Il témoigne de l’évolution de la maladie et de la conduite du médecin, en plus d’être un outil important de communication entre professionnels.

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Vous souhaitez avoir accès ou obtenir une copie de votre dossier médical?

Pour accéder à l’information contenue à votre dossier médical, vous devez remplir le Formulaire d'autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier (PDF, 898 Ko) / Authorization to release informations contained in the medical record ou produire une demande écrite qui doit contenir les éléments énumérés ci-après. Vous devez nous l’acheminer par la poste, en personne, par télécopieur ou en ligne.
 

Quels sont les renseignements à acheminer pour obtenir une copie de votre dossier médical?

Les renseignements suivants sont obligatoires pour traiter votre demande : 

• Nom et prénom

• Date de naissance

• Numéro de dossier médical (situé dans le coin supérieur droit de votre carte d'hôpital)

• Nom et prénom de votre mère

• Le type de renseignements désirés et la période visée, ainsi que le ou les sites du CHU concernés par votre demande (Hôtel-Dieu de Québec ; St-François d’Assise ; St-Sacrement ; Enfant-Jésus ; CHUL)

• Nom et adresse de correspondance (prendre note qu’aucun document ne sera acheminé par courriel)

• Signez et datez votre demande (les signatures électroniques ne sont pas acceptées, elles doivent être manuscrites)

 
Comment acheminer votre demande?

• En personne

• Par la poste

• Par télécopieur

• En ligne

Attention! Aucune demande ne sera acceptée par téléphone ou par courriel.
 

Où et quand consulter votre dossier?

Selon la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, toute consultation de votre dossier doit se faire en présence d'un intervenant autorisé (médecin, infirmière ou archiviste) aux bureaux des archives médicales. 
 

Sur réception d’une demande écrite, le Service des archives médicales communiquera avec vous pour convenir d’un rendez-vous.
 

La consultation de votre dossier médical se fera au Service des archives médicales de l’Hôpital Saint-François d’Assise en présence d’une archiviste médicale, du lundi au vendredi entre 8h et 16h, à l’exception des jours fériés.

 
Quelques précisions

• Aucun renseignement ne vous sera transmis par téléphone sauf le nom de votre médecin traitant lorsque cette information est disponible au dossier.

• Des frais sont applicables et varient selon les documents demandés. Pour plus de détails, veuillez contactez le Service des archives médicales au 418-525-4316.

• Aucun document ne sera délivré avant réception du paiement, le cas échéant.

• Si vous recevez un avis de facturation de notre part, vous pouvez nous contacter au 418 525-4316 afin de les acquitter par carte de crédit, et ce, directement par téléphone.

• Modes de paiement acceptés : Carte de crédit ou Interac, chèque, argent comptant.

• Il est possible de recevoir les documents par la poste ou par télécopieur, s’ils n’excèdent pas 30 pages, ou encore de venir les chercher directement au Service des archives médicales de l’Hôpital Saint-François d’Assise.

• Aucun document ne sera acheminé par courriel

• Un délai de 20 jours est à prévoir pour le traitement de votre demande suite à sa réception

Qui a accès aux renseignements contenus au dossier médical?

Tout professionnel de la santé a accès à votre dossier dans le cadre de leur fonction afin d’assurer adéquatement vos soins. Votre dossier médical reste confidentiel et nul ne peut y avoir accès sans votre autorisation ou celle de votre représentant légal.

Dès l’âge de 14 ans, l’usager a le droit d’accès à son dossier médical et son consentement est nécessaire pour en autoriser l’accès.
 

Qui a accès au dossier médical lors d’un décès?

• Les héritiers, les légataires particuliers, les liquidateurs de succession et les bénéficiaires d’une police d’assurance ont le droit de recevoir de l’information dans la mesure où celle-ci est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions. Un motif valable doit être fourni pour justifier la nécessité de la demande.

• Le conjoint légal ou de fait, les ascendants et les descendants ont le droit de recevoir les renseignements relatifs à la cause de décès.

Attention! Toute personne souhaitant avoir accès au dossier médical d’un usager décédé doit fournir une preuve de son titre en fournissant tous les documents nécessaires, selon le cas : 

• extrait de naissance;

• testament;

• recherches testamentaires;

• preuve de la police d'assurance vie;

• certificat de mariage;

• etc.

De plus, si l’usager n’est pas décédé dans notre établissement, un certificat de décès sera exigé.