Les 30 derniers mètres : un projet de la Direction logistique pour une efficience accrue au CHU

Le Programme promotion qualité vise à mettre en lumière les huit dimensions de la qualité et à faire rayonner les projets des intervenants du CHU de Québec-Université Laval (CHU) qui les incarnent. Ce mois-ci, nous vous présentons le projet des « 30 derniers mètres » qui illustre la dimension de l’efficience. 

Le projet des « 30 derniers mètres » s’inscrit dans une volonté d’améliorer l’efficience des soins en milieu hospitalier. Inspiré du concept de « last mile delivery » du secteur manufacturier, il désigne la dernière étape logistique avant l’utilisation directe du matériel par les équipes cliniques. 

Cette étape, bien que courte en distance, est énergivore et chronophage. Au CHU, elle concerne la gestion des réserves primaires (doubles casiers) et secondaires (réserves au point d’utilisation), autrefois assurée par le personnel clinique.

Des observations terrain et des analyses ont révélé que les équipes cliniques consacrent entre 12 et 60 % de leur temps à des tâches logistiques, soit du temps non dédié aux soins. Cette situation entraîne des ruptures de stock, une surcharge de travail et des risques pour la qualité des soins. 

Le projet des « 30 derniers mètres » vise donc à transférer ces responsabilités à une équipe logistique formée et dédiée.
 

Objectifs du projet

L’objectif principal du projet est de libérer le personnel clinique de toute préoccupation logistique et d’assigner la bonne tâche à la bonne personne. 

Le projet présente aussi plusieurs autres avantages, dont :

• Travail facilité pour les équipes de soins

• Plus grande sécurité grâce au désencombrement de l’environnement 

• Matériel au bon endroit et accessible 

• Méthode plus standardisée qui permet de limiter les ruptures de stock 

• Taux de lavage des mains augmenté

• Rapidité de réponse augmentée aux cloches d’appel

• Travail d’équipe plus fluide

• Amélioration du climat de travail

• Meilleure rétention du personnel

• Diminution de la pression pour les équipes cliniques

• Satisfaction améliorée des équipes

• Formation et recrutement moins complexes

• Diminution du taux de réadmission dans les 30 jours suivant le départ du patient

• Diminution du nombre de chutes à gravité élevée

Déploiement du projet

Le projet est fonctionnel à 100 % dans plusieurs unités et se poursuit progressivement dans d’autres unités des hôpitaux du CHU, soit au Centre hospitalier de l’Université Laval (CHUL), au Centre intégré de cancérologie (CIC), à L’Hôtel-Dieu de Québec (L’HDQ), à l’Hôpital de l’Enfant-Jésus (HEJ) et à l’Hôpital Saint-François d’Assise (HSFA). 

Il est également prévu que le projet des « 30 derniers mètres » soit déployé au nouveau complexe hospitalier (NCH) au cours des prochaines phases avec une couverture complète des réserves primaires et secondaires.
 

Processus d’implantation

L’implantation du projet dans une unité prend quelques mois, selon la complexité et le volume de matériel. Une structure de gouverne a été mise en place afin d’assurer le suivi des déploiements.

Elle se déroule en plusieurs phases structurées :

1. Installation des doubles casiers (réserves primaires).

2. Planification et évaluation initiale avec les parties prenantes (chef(fe)s de service, technicien(ne)s, préposé(e)s aux bénéficiaires, infirmières et infirmiers).

3. Collecte de données, cartographie des réserves, analyse des priorités et validation des temps de prise en charge.

4. Présentation du plan aux équipes opérationnelles et cliniques.

5. Réalisation des réserves secondaires et inventaire du matériel.

6. Construction d’un outil de gestion (cartographie, nomenclature, étiquetage, horaire).

7. Clôture du projet. 

Acteurs impliqués

Le projet repose sur une collaboration clinico-logistique étroite. 

L’équipe de projet logistique comprend habituellement :

• un(e) spécialiste en procédés administratifs (SPA);

• un(e) technicien(ne) en administration;

• un(e) magasinier(-ière) dédié(e) aux 30 mètres;

• un(e) chef(fe) de service logistique du site.

Du côté clinique, les partenaires incluent :

• des préposé(e)s aux bénéficiaires;

• des assistant(e)s infirmier(-ière)s chef(fe)s (AIC);

• des chef(fe)s d’unités.
   

Bénéfices du projet

Le projet bénéficie à tous :

• Équipes cliniques : elles peuvent se concentrer sur les soins, réduisent leur charge mentale et améliorent leur satisfaction au travail.

• Patients : ils reçoivent des soins plus rapides et mieux coordonnés, avec un accès immédiat au matériel nécessaire. 

• Familles et proches : ils constatent une amélioration de l’environnement de soins.

• Organisation : l’utilisation des ressources est optimisée, les ruptures de stock sont moins fréquentes, la qualité des soins est améliorée et le recrutement est facilité.

• Partenaires du réseau : le projet offre un modèle reproductible et durable.

De même, grâce aux processus standardisés, les ruptures de stock sont diminuées et la performance globale est accrue. L’efficience est ainsi améliorée à plusieurs niveaux :

• Pour les usagers : meilleure expérience, réduction des délais, soins plus fluides.

• Pour le personnel : moins de stress, meilleure ambiance de travail, plus de temps pour les soins.

• Pour l’organisation : une heure investie en logistique libère jusqu’à 1,9 heure de soins cliniques. 

Perspectives et suite du projet

Le projet continue son déploiement dans les unités restantes. Le déploiement du projet au nouveau complexe hospitalier (NCH) est une prochaine étape majeure qui nécessitera une forte mobilisation des équipes logistiques. 

Une équipe dédiée à la Direction logistique assure la continuité du projet, avec une vision à long terme d’un CHU plus agile, performant et centré sur la valeur ajoutée au patient.



 

Pour en savoir plus, visionnez cette vidéo qui illustre bien l’importance qu’a pris la logistique dans la vie des équipes cliniques : 

Photo principale : Exemple de réserve primaire organisée par la Direction logistique.