On a tendance à penser que la recherche se fait seul(e) dans un laboratoire, mais c’est tout le contraire! Les collaborations avec d’autres chercheurs, d’autres équipes et d’autres centres, ici ou à l’extérieur du pays, sont la norme, tandis que les échantillons et les données sont constamment partagés. Afin de préserver la propriété intellectuelle, les droits et la paix d’esprit des chercheurs et des chercheuses, il existe heureusement une solution : le Bureau des contrats du Centre de recherche du CHU de Québec-Université Laval (CRCHU).
Lors du développement d’un projet de recherche, il peut être utile, voire nécessaire, d’en définir les divers paramètres, comme les conditions de collaboration, de confidentialité, de sécurité de l’information, de transfert de matériel et de données, ou encore de partage des fonds.
En plus de prévoir tous ces détails, les ententes doivent être établies dans le respect des lois et des règlements nationaux, des normes internationales ainsi que des politiques institutionnelles applicables, tout en assurant la protection du CHU, de l’équipe de recherche et, le cas échéant, des participant(e)s à l’étude.
Pour ce faire, les chercheurs du CRCHU ont toujours pu compter sur l’aide du Bureau des affaires juridiques (BAJI) du CHU de Québec-Université Laval (CHU) et du Bureau des contrats (BDC) du CRCHU, mais avec l’augmentation de la demande (l’équipe du BDC traite plus de 600 nouvelles ententes chaque année!), le BAJI a délégué, en grande partie, la gestion des contrats de recherche au BDC en 2021. Depuis, le BDC opère toujours en collaboration avec le BAJI, mais de façon plus autonome.
Les équipes de recherche peuvent ainsi se concentrer sur leurs travaux et confier la rédaction, l’analyse, la révision, la négociation ainsi que les suivis de leurs contrats au BDC, spécifiquement dédié aux contrats de recherche.
Le Bureau des contrats offre non seulement ses services aux chercheurs et aux chercheuses du CRCHU, mais également à leurs collègues (autres chercheur(-euse)s du CRCHU, étudiant(e)s, clinicien(ne)s, coordonnateur(-trice)s…) et collabore avec leurs partenaires, tels que les compagnies pharmaceutiques, les industries biotechnologiques, les groupes coopératifs, les organismes gouvernementaux, les établissements de santé, les universités ou encore les organismes subventionnaires.
Chaque projet est unique, et donc chaque accompagnement offert l’est également. « Parfois, si le projet provient d’un autre centre ou d’une compagnie pharmaceutique, le contrat est déjà rédigé et nous n’avons qu’à le réviser, en négocier les termes et à le signer une fois la négociation terminée. Mais si le projet est l’initiative de l’un des chercheurs du CHU, on va partir de zéro, en tenant compte des particularités du projet et des demandes du chercheur, toujours dans l’optique de protéger notre partie », explique Alexandra Roy-Lizotte, cheffe d’équipe du BDC et conseillère spécialiste des contrats de recherche.
« Les chercheurs nous disent souvent : "Ça n’a pas besoin d’être compliqué comme contrat. Je vais seulement faire des analyses sur des échantillons, et je travaille avec Untel de l’université X. C’est mon ami. Il n’y en aura pas de problème!" Mais malheureusement, ça arrive que les collaborateurs ne s’entendent pas et que les termes du contrat ne sont pas respectés, alors l’entente, c’est à ça qu’elle sert. Avant que le problème ne survienne, le chercheur peut ne pas voir le besoin d’un contrat, mais comme dans toute union ou avec les assurances, ce n’est pas quand ça va bien que c’est utile, c’est quand un problème se présente, et alors on est content d’avoir tout prévu! », illustre Geneviève Filion, cheffe de service de la recherche clinique et responsable du BDC.
Des contrats et plus encore
La mission première du BDC est d’assurer la protection des intérêts des chercheurs et des chercheuses du CRCHU, des participant(e)s aux études cliniques, des données contenues dans les dossiers des usagers utilisés lors d'études rétrospectives et du CHU lui-même. « C’est vraiment ça qui est le plus important pour nous, précise Isabelle Desrosiers, adjointe administrative du BDC. Et ceux qui ont déjà travaillé avec le Bureau des contrats viennent nous voir et nous posent des questions avant même de commencer leur projet. Ils comprennent à quel point c’est important d’avoir une bonne entente! »
« Et il ne faut pas que les chercheurs voient la préparation d’une entente comme un frein à leur projet. Ça peut se faire en parallèle de l’évaluation éthique, mais il faut qu’ils nous consultent le plus tôt possible dans le processus pour nous permettre de leur donner des délais réalistes et compatibles avec leurs besoins », ajoute Alexandra.
Par ailleurs, l’équipe collabore également avec le BAJI lorsque des avis juridiques spécialisés, notamment en droit de la santé, en droit contractuel, en droit civil, en droit du travail, en droit des technologies de l’information ainsi qu’en protection des renseignements personnels sont nécessaires à l’avancement du dossier. Elle donne des conseils sur le contenu des ententes, mais aussi pour la négociation des termes de cette entente et, en collaboration avec le BAJI, elle outille les chercheur(-euse)s afin de les rendre plus autonomes dans la gestion des ententes de confidentialité, lesquelles sont généralement préalables à une entente plus complète.
Enfin, le BDC offre des formations aux équipes de recherche sur les enjeux législatifs et contractuels et elle produit des outils de vulgarisation pour faciliter la compréhension des obligations légales et contractuelles reliés au contexte de la recherche (voir la Boîte à outils du BDC).
« Les projets de recherche sont inspirants et notre travail nous permet de faire partie des avancées en recherche. Les défis reliés à la négociation contractuelle, l’aspect stratégique et le constant apprentissage nous assurent un travail motivant et enrichissant. Il y a du nouveau dans chaque contrat! », termine Geneviève.
L’équipe du BDC : des expériences variées pour une expertise unique
Les cinq femmes qui composent l’équipe du BDC ont des profils et des expériences très variés, mais c’est justement ce qui fait leur force. Elles ont toutefois en commun leur sens de l’analyse, leur capacité d’apprentissage, leur curiosité intellectuelle, leur compréhension du fonctionnement des établissements de recherche et leur connaissance des enjeux juridiques nationaux et internationaux.
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Geneviève Filion, cheffe de service de la recherche clinique. Geneviève est diplômée en diététique avec un parcours axé sur la recherche et développement ainsi que l’assurance qualité dans l’industrie alimentaire. En 2002, elle bifurque vers la recherche clinique en milieu pharmaceutique en coordination de projets et assurance qualité. En poste au CRCHU dans le service de la recherche clinique depuis 2013, elle est responsable du BDC depuis 2020.
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Alexandra Roy-Lizotte, cheffe d’équipe et conseillère spécialiste des contrats de recherche. Durant ses études, elle a acquis de l’expérience à la Régie de l’assurance maladie du Québec. Après avoir obtenu son baccalauréat en droit, Alexandra a acquis de solides expériences en rédaction, en négociation et en arbitrage dans plusieurs domaines, dont celui de la recherche, ainsi qu’en négociation de contrats de recherche dans le Réseau de la santé et des services sociaux.
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Me Karolanne Guimont, conseillère spécialiste en contrats de recherche. Karolanne est également avocate. Elle a commencé sa carrière en litige dans un cabinet privé. Elle a joint l’équipe du BDC il y a un peu plus de trois ans.
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Mariem Zoghlami, conseillère spécialiste en contrats de recherche. Après avoir obtenu sa maîtrise en génie mécanique avec un profil recherche, Mariem a travaillé pendant quelques années en gestion de subventions gouvernementales pour des projets de recherche scientifique et en négociation de contrats de recherche.
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Isabelle Desrosiers, adjointe administrative. Après une dizaine d’années en tant que coordonnatrice aux affaires éthiques et réglementaires de la recherche au Département de radio-oncologie du CHU, Isabelle a travaillé pour la Plateforme de recherche clinique et évaluative (PRCE) et le BDC. Elle consacre maintenant entièrement son temps au BDC.
Le Bureau des contrats de recherche
Suivez ce lien pour en savoir plus sur le Bureau des contrats de recherche (BDC).
Contact : bureaudescontrats@crchudequebec.ulaval.ca
Dépôt du projet dans Nagano :
o Sans éthique humaine : formulaire F-18
o Avec éthique humaine : formulaire F-11
Photo : de gauche à droite : Me Karolanne Guimont, Alexandra Roy-Lizotte, Isabelle Desrosiers, Mariem Zoghlami, Geneviève Filion.