Concerne l’ensemble des processus visés et futurs. La transformation comprend les projets de transformation, tant au niveau clinique, médical, numérique et humain. La transformation vise l’intégration des meilleures pratiques pour les soins et services et comprend également la notion d’harmonisation. En plus d’être un intrant de la transition, la transformation a un impact sur les plans et devis. Concrètement, la transformation c’est :

• Réaliser les nouveaux modes de fonctionnement.
• Harmoniser les pratiques, les protocoles et procédures, le matériel et les fournitures, les ordonnances, les formulaires, etc.
• Implanter de nouvelles technologies et façons de faire.

Est l’ensemble des étapes menant vers les nouvelles installations. La transition comprend les étapes de planification, d’activation, de transfert et de post-transfert pour chacune des composantes du projet NCH. Concrètement, la transition c’est :

• Planifier et réaliser les étapes nécessaires pour habiter les nouveaux lieux.
• Analyser les prérequis de fonctionnement des composantes.
• Planifier la mise en service technique et clinique des composantes.
• Planifier les formations à offrir aux membres du personnel.
• Accompagner les équipes au cours des changements.
• Établir les scénarios de transferts.
• Établir les calendriers de réception des équipements et des installations informatiques.
• Faire des simulations cliniques.
• Tenir des activités d’appropriation des lieux et d’informations générales.
• Planifier et réaliser l’activation et le transfert.
• Évaluer la transition et faire des ajustements.

Déménagement des patients, des membres du personnel, des équipements, des meubles, etc.

Représente les modes de fonctionnement temporaires découlant des ouvertures séquentielles des composantes du projet ainsi que les conditions de réalisation (processus, outils, ressources humaines, etc.) Pour illustrer la transition fonctionnelle temporaire, prenons en exemple le déménagement des équipes à la Plateforme clinico-logistique ainsi qu’au Centre intégré de cancérologie. Durant cette période, qui s’échelonnera de janvier 2021 à octobre 2024, il sera nécessaire de couvrir les services pour ces nouvelles composantes tout en gardant actifs les services de L’HDQ et de l’HEJ. Cette période représente la transition fonctionnelle temporaire.

Période préparatoire où les équipes réalisent leur plan d’activation (prise de possession des lieux, appropriation des lieux et des équipements, simulation, formation, etc.) et autres livrables qui seront utilisés au cours de l’activation.

Personne référence et formée à piloter une application, un équipement ou du matériel spécialisé. Elle est désignée comme la personne ressource du secteur pour l’application, l’équipement ou le matériel spécialisé sur lequel elle a été formée.

La personne désignée comme activateur planifie, coordonne et réalise les étapes de l’activation telles que la vérification clinique ou fonctionnelle de son secteur. L’activateur assure la vigie et la réalisation de son plan d’activation. Il s’implique dans les simulations de fonctionnement. L’activateur participe également à l’organisation des journées d’information générale et s’implique dans son animation.