Chaque jour, à Santé Québec CHU de Québec-Université Laval (CHU), des intervenants mettent leur expertise en commun pour accompagner les patients. Une ordonnance guide un traitement, une note clinique aide un collègue à poursuivre un suivi, une requête permet à une autre équipe de préparer un examen. Ce ne sont que quelques exemples de ce qui circule chaque jour entre les équipes cliniques. À travers ces échanges du quotidien, l’information relie les intervenants et contribue à la continuité des soins pour les patients.
Les systèmes informatiques cliniques du CHU soutiennent une partie de ce travail : consulter, documenter et transmettre l’information relative au patient, mais aussi coordonner certaines activités. Les besoins des équipes continuent toutefois d’évoluer : accéder plus facilement à la documentation clinique, réduire les tâches à valeur non ajoutée, comme les retranscriptions, ou disposer de l’information nécessaire en temps voulu pour planifier une intervention.
C’est à ce type de besoins cliniques que répond le programme Évolution de l’écosystème numérique (EEN). Il regroupe six projets visant à faire évoluer progressivement certains systèmes informatiques cliniques déjà utilisés au CHU et les processus de travail associés. Son objectif : mieux soutenir les intervenants dans leur quotidien grâce à des systèmes adaptés aux réalités d’aujourd’hui et de demain.
Pourquoi agir maintenant?
L’ouverture prochaine du Pavillon F du Nouveau complexe hospitalier (NCH) et du Centre externe d’hémodialyse (CEH) s’accompagne de nouvelles façons de travailler davantage soutenues par le numérique. Ces environnements ont été conçus dans une perspective « sans papier », où l’information clinique doit être accessible et consultable en temps réel.
Cette réalité ne concerne toutefois pas uniquement les nouvelles installations. Partout au CHU, les besoins liés à l’accès à l’information, à sa circulation et à son utilisation continuent d’évoluer.
Dans un contexte où plusieurs transformations numériques demeurent à venir à l’échelle du réseau, le CHU a choisi d’agir dès maintenant en poursuivant l’évolution de ses propres systèmes informatiques cliniques afin de répondre aux besoins actuels des équipes et de préparer l’avenir.
C’est cette volonté d’agir maintenant, à partir des systèmes déjà utilisés au quotidien par les intervenants, qui a donné naissance à l’Évolution de l’écosystème numérique (EEN).
Six projets pour mieux soutenir les équipes au quotidien
Prescrire, documenter et transmettre
Trois projets structurants portent sur des activités étroitement liées : la prescription électronique, l’informatisation partielle des documents cliniques et leur transmission numérique.
« Pour les équipes de soins, prescrire, documenter et transmettre font partie d’un même travail tout au long du parcours du patient. Nous devons donc penser les trois projets ensemble et de façon indissociable pour en assurer la cohérence; les améliorations apportées à une étape doivent soutenir le travail des intervenants qui veillent à la continuité et à la sécurité des soins de nos patients », selon Isabelle Lessard, adjointe clinique Direction générale adjointe et co-promotrice des trois projets structurants du programme EEN.
Le prescripteur électronique permettra d’informatiser progressivement les prescriptions et les ordonnances dans Cristal-Net pour soutenir leur rédaction et leur traitement par les équipes.
« Prenons une prescription de laboratoire : sa rédaction et le traitement de la demande mobilisent plusieurs intervenants. Avec la prescription électronique, le prescripteur saisit sa demande directement dans Cristal-Net. Cette saisie à la source réduit les retranscriptions nécessaires par la suite, les manipulations de papier et les risques d’erreur associés. Elle améliore aussi la traçabilité de ce qui a été prescrit, par qui et à quel moment. Ces bénéfices concernent également les prescriptions de soins et de traitements, d’examens d’imagerie, de consultations et de produits sanguins, et éventuellement celles de médicaments », explique Christine Leroux, conseillère cadre en soins infirmiers, volet informatique clinique, des trois projets structurants du programme EEN.
L’informatisation partielle des documents cliniques vise à rendre numériques, dans Cristal-Net, les formulaires priorisés avec les directions partenaires. Pour les intervenants, l’objectif est d’accéder et de consulter plus facilement l’information documentée au fil des soins, tout en assurant sa disponibilité et sa traçabilité.
Les trajectoires de transmission numérique visent à remplacer certains modes de transmission manuels, comme le papier et le télécopieur, par des mécanismes numériques. Qu’il s’agisse de transmettre une ordonnance, un bordereau de suivi, une requête d’examen ou un autre document clinique, l’objectif est de rendre leur circulation plus fiable et traçable, tout en réduisant les risques de perte et les délais de transmission, au bénéfice des équipes qui les envoient comme de celles qui les reçoivent.
« Pour être véritablement utile, l’information clinique doit être facile à trouver, fiable et accessible au moment où l’on en a besoin. Elle doit aussi suivre le patient et soutenir les équipes qui prennent le relais. En améliorant cette continuité, ces projets contribueront concrètement à la qualité et à la sécurité des soins », mentionne la Dre Jovette Morin, spécialiste en médecine interne générale et co-promotrice des trois projets structurants du programme EEN.
Hémodialyse, chirurgie et consultations externes
Les trois autres projets de l’EEN portent sur la documentation du suivi en hémodialyse, l’organisation des interventions chirurgicales et la gestion des salles de consultation externe.
Le système d’information en néphrologie - hémodialyse permettra d’informatiser la documentation clinique spécifique à cette clientèle et d’en faciliter l’accès dans les différents sites du CHU et au futur CEH.
« En hémodialyse, chaque séance s’inscrit dans un épisode de soin continu, parfois prolongé, et génère de grandes quantités d’informations. L’accès aux données longitudinales est essentiel pour adapter les soins de chaque patient. L’informatisation les rendra accessibles aux professionnels concernés, au quotidien comme lors des transitions entre les différents sites de traitement », précise le Dr Sébastien Savard, néphrologue et co-leader médical pour le projet SI néphrologie - hémodialyse du programme EEN.
La bonification du système Gestion des interventions chirurgicales (GIC) vise à mieux coordonner les activités, les ressources et l’utilisation des salles, pour soutenir une prise en charge plus efficiente et permettre de soigner davantage de patients en chirurgie.
Le système de gestion des salles mutualisées (TANGO) permettra d’optimiser la gestion et la réservation des salles de consultation externe partagées entre les services, notamment au NCH. Une meilleure visibilité sur les disponibilités et une coordination des réservations facilitera l’organisation des consultations et l’utilisation des espaces cliniques.
La suite se prépare avec les équipes
À mesure que les travaux avancent, plusieurs équipes seront appelées à contribuer aux prochaines étapes. Leur connaissance du terrain permettra de mieux comprendre comment les changements s’inscrivent dans le travail quotidien, de tenir compte des réalités propres aux différents milieux et de préparer leur intégration.
Les changements ne seront toutefois pas les mêmes d’un rôle à l’autre. Médecins, dentistes, infirmières praticiennes spécialisées, personnel infirmier, inhalothérapeutes, pharmaciens, technologues, équipes de laboratoire et d’imagerie, personnel clinico-administratif, résidents, stagiaires, etc., pourront intervenir à différentes étapes d’un même processus et utiliser les mêmes fonctionnalités de façons différentes. Les fonctionnalités à maîtriser, les méthodes de travail et les processus concernés varieront donc selon les rôles et les milieux, tandis que les mesures de soutien seront adaptées en conséquence.
Le rehaussement des compétences dans Cristal-Net, réalisé par des milliers d’intervenants l’été dernier, constitue déjà un premier pas. La meilleure maîtrise des fonctionnalités déjà offertes sert donc de point d’appui pour aborder progressivement les nouvelles fonctionnalités et les façons de faire qui accompagneront les projets de l’EEN.
Les projets avançant à des rythmes différents, les prochaines étapes, les formations et les ressources de soutien seront communiquées progressivement aux secteurs concernés, selon l’avancement de chacun des projets.
Pour découvrir les projets, consultez la page Évolution de l’écosystème numérique sur le SPOT.
Plan de transformation numérique
L’EEN s’inscrit dans un ensemble de projets priorisés intégré au Plan de transformation numérique du CHU. Ces derniers contribuent à une vision commune : élever la qualité de nos pratiques d’aujourd’hui et de demain. Chacun répond à des besoins spécifiques et évolue à son propre rythme. Afin de soutenir les équipes concernées, des mesures d’accompagnement sont prévues tout au long de leur mise en œuvre.